Outlookの誤送信を９割防ぐ「送信の取り消し」設定
- 伊賀上真左彦
- 8月6日
- 読了時間: 3分
メールを送信した直後に、間違いに気づいた経験はありませんか。
新しいOutlookには、このような誤送信を防ぐための「送信の取り消し」機能があります。簡単に設定できるので、Outlookを使い始めたら早めに有効にしておきましょう。
「送信の取り消し」とは
送信ボタンを押したあと、メールの送信を最大30秒間保留する機能です。
保留中は画面の下に「元に戻す」ボタンが表示されます。間違いに気づいた場合、このボタンをクリックすると送信を中止できます。
相手に届いたメールを後から回収する機能ではありません。送信を一時的に待機させ、その間に取り消せるようにする仕組みです。
設定方法
新しいOutlookの設定画面から、次のように設定します。
Outlookの「設定」を開く
「作成と返信」を開く
「送信の取り消し」の項目を探す
取り消し可能な時間を「30秒」に設定する
「保存」をクリックする
設定後は、実際にテスト用のメールを送信してみましょう。画面下部に「元に戻す」と表示されることを確認してください。
「送信の取り消し」設定を行うと、メールを送信する際、以下のようなバーが画面下に指定した秒数、表示されます。もし誤送信に気がついた場合、「元に戻す」をクリックしてください。これで誤送信をなかったことにできます。
この設定は「誤送信してしまった後」に行っても意味はありません。もし設定していない人は今すぐ、絶対に設定を行ってください。正直私も、この設定によって年に数回、誤送信から救われています。
送信前の確認も忘れずに
「送信の取り消し」を設定しても、すべての誤送信を防げるわけではありません。気づくのが遅れたり、「元に戻す」を押せなかったりする可能性があるからです。
送信前は、次の順番で確認することをおすすめします。
添付ファイル
To
CC
BCC
件名
本文
できれば、同じ順番で2回確認します。添付ファイルは一度閉じ、送信前にもう一度開いて、中身まで確認すると安心です。
まとめ
新しいOutlookを使い始めたら、「送信の取り消し」を最大の30秒に設定しておきましょう。
設定にかかる時間はわずかですが、送信直後の「しまった」を防ぐ安全装置になります。ただし、機能だけに頼らず、送信前のダブルチェックと組み合わせることが重要です。
まずは設定を確認し、テスト用メールで「元に戻す」が表示されるか試してみてください。
私が執筆した「Outlookの強化書」では他にも複数の誤送信防止テクニックについて解説しています。これらのテクニックは、私が「事務職場を兼ねる大規模コールセンター」での10年を超える経験の中で習得、体系化したものです。Outlook効率化の本は多いと思いますが、誤送信防止について取り扱っている本は、現時点でこれ1冊です。
メール誤送信に悩んでいる皆さん、ぜひ一度ご覧いただければと思います。
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