海外流の書式でメールを半分にする―丁寧さを残して、ムダを削る仕事術

「お世話になっております」から始まり、長い挨拶を経て、ようやく本題に入る。

日本のビジネスメールではよく見られる書き方ですが、毎日何十通もやり取りする職場では、送る側にも読む側にも大きな負担になります。

そこで取り入れたいのが、重要な内容を先に書く「海外流」の書式です。

ここでいう海外流とは、英語に翻訳することではありません。宛名、挨拶、自己紹介などを必要な範囲まで簡略化し、相手が知りたい内容を先に伝える書き方です。

海外流メールは「結論が先」

海外の公的なメール作成ガイドでは、重要な情報を最初の一文で伝えることや、要件を短く明確に書くことが推奨されています。

基本の順番は次のとおりです。

1. 宛名

2. メールの目的

3. 相手にしてほしいこと

4. 日時や期限などの重要情報

5. 補足や背景

6. 差出人名

日本のメールで先に書かれやすい挨拶や経緯を後ろへ移し、結論から読めるようにするのがポイントです。

日本流と海外流を比較

例えば、社内会議の案内を日本流で書くと、次のようになります。

日本流

営業第二部

村井信二様

お世話になっております。

企画部の大野です。

先日はお忙しい中、会議にご参加いただき、誠にありがとうございました。皆さまのご協力により、有意義な会議となりました。

さて、次回の会議についてご案内します。

日時：8月20日 14:00～16:00

場所：第3会議室

議題：プロジェクト進捗報告、新規提案の検討

ご多忙のところ恐縮ですが、ご出席をお願いいたします。ご不明な点がございましたら、遠慮なくお知らせください。

それでは、次回もよろしくお願いいたします。

以上

内容は丁寧ですが、会議の日時を確認するまでに何行も読まなければなりません。

海外流の書式に変えると、次のように整理できます。

海外流

村井様

次回会議の詳細をご連絡します。

日時：8月20日 14:00～16:00

場所：第3会議室

議題：プロジェクト進捗報告、新規提案の検討

ご不明な点がありましたら、お知らせください。

先日は会議にご参加いただき、ありがとうございました。

大野

必要な情報はほぼ変わっていません。挨拶や重複する自己紹介を整理し、本題を先に移動しただけです。

文字数、行数ともに半分程度に圧縮できています。これで、メールを書く時間も、相手が読む時間も半分にできます。

これは日本の良くないところといえますが、メールを書くときに、未だに大昔の「手紙」を書く方法をそのまま使っているのです。SNSやチャットでは簡略化した書き方が一般化しています。メールもそろそろ、少し簡略化してみませんか？

メールを半分にする4つのポイント

1．宛名を必要な範囲まで短くする

毎回「会社名・部署名・役職名・氏名」をすべて書く必要があるか考えます。

初めて連絡する相手には正式な宛名を使い、やり取りを重ねた相手や社内の相手には「名字＋様」などへ簡略化します。欧米ではすでにチャットと同様、相手の名前は書かず、いきなり本題から入るのが一般的になっています。

2．最初の一文で目的を伝える

「さて」「早速ですが」と前置きするのではなく、次のように用件から始めます。

- 会議の日程をご連絡します。

- 資料の確認をお願いします。

- 申込期限についてお知らせします。

- 見積書をお送りします。

最初の一文だけでメールの目的が分かる状態が理想です。

3．挨拶やお礼は後ろへ移す

挨拶をすべて削る必要はありません。

「先日はありがとうございました」などのお礼は、重要情報を書いた後へ移せます。丁寧さを保ちながら、相手が最初に必要な情報へ到達しやすくなります。挨拶は仮に相手が読み飛ばしても問題ないよう、一番下に書くのが最適です。これが相手の効率を上げます。

相手が効率的に仕事をできるように配慮することで、相手からあなたへの評価を上げることができます。

4．日時や依頼事項は箇条書きにする

文章の中へ情報を詰め込まず、日時、場所、期限、依頼内容などを分けて書きます。

英国政府のメール作成ガイドでも、メールは短く要点を絞り、相手にしてほしい行動や期限を明確にすることが推奨されています。

すべてのメールを短くすればよいわけではない

海外流の書式は便利ですが、相手や状況への配慮は必要です。

特に次のようなメールでは、急に簡略化しすぎない方が安全です。

- 初めて連絡する社外の相手

- 謝罪やお詫び

- 契約や重要条件の確認

- 顧客への正式な案内

- 相手の会社で書式が決められている場合

新入社員やメールに不慣れな人は、まず会社の基本書式を身に付け、その後、相手との関係や社内ルールに合わせて少しずつ簡略化するとよいでしょう。

まとめ

海外流メールの本質は、失礼な短文を書くことではありません。

相手が必要とする情報を先に置き、重複する挨拶や自己紹介を整理することです。

まずは次の3点から試してみてください。

- 最初の一文で目的を伝える

- 日時や依頼事項を箇条書きにする

- 挨拶や背景説明を本題の後ろへ移す

この3点だけでも、メールは大幅に短くなります。送る時間だけでなく、相手が読む時間も減らせるため、双方の仕事を効率化できます。