では実際に未読メールを10倍速で読んでみましょう！
①「受信トレイ」をクリックする
未読メールは受信トレイに集まっていますね？まずは受信トレイをクリックします。
②「未読」をクリックする
優先受信トレイをオフに設定した場合、代わりに「未読」ボタンが出現します。これをクリックすると、未読メールの一覧が表示されます。表示されたメールの中で、一番新しいものをダブルクリックしてください。メッセージウィンドウでメールが開きます。
③メールを読んだら「Ctrlキー ＋ ＞キー」で次のメールに送る
メッセージウィンドウでメールを読んでいきます。ここで重要なのは2つ。1つは「Ctrlキー ＋ ＞キー」のショートカット、もう一つが速読術の「全体理解」の方法で読むことです。なぜ通常平均81秒かかるのを、7秒で読めるかと言いますと、1字1句読んではいない、というのがその真相です。おおよそそのメールが何を言いたいかだけ把握しています。
皆さま、受信したメールの内、返信が必要なものは何割程度でしょう。私は1割程度です。残りの半分は広告や情報収集用のメール、残りはCCなどで届く、軽く見れば済むメールです。メールを読む際は、まず2秒程度でメールの重要性を判断し、重要度が低いメールはすぐに「Ctrlキー ＋ ＞キー」を押して次のメールに移動します。重要度が高いメールは10秒から20秒程度で読むイメージです。慣れれば10秒程度で、かなり長いメールを読んことができます。
全体理解 | 全体を大雑把に理解する読み方であり、あらすじやテーマをとらえて約70%の理解度で読み進める。 |
精読 | 正確に理解して記憶に残るような読み方で、情報を分析しインプットするための読みである。 |
④返信は最後にまとめて行う
変身などの対応が必要なメールは、未読メールを全て呼んだ後、まとめて行います。未読メールを全て読むと、状況が変わり返信の内容が変わることがあります。また、メールを書く場合と読む場合は、使うキーが大きく異なり、指の配置も異なります。メールを読む作業と書く作業は交互に行うのではなく、まずは全てのメールを読み、その後に書く作業に移った方が効率的です。
⑤対応が必要なメールにはフラグを立てる
メールの返信は最後にまとめて行うとして、メールを読む際中は、「このメールは返信が必要」というフラグを立てる作業を行っておきます。この時の指の配置ですが、右手は「Ctrlキー ＋ ＞キー」でメールを次に送る操作を行ってます。フラグを立てる作業を左手で行うと、指をほとんど動かすことなく一連の作業を行えます。この時のフラグは何でも構いませんが、Outlookですと「分類項目」の機能を使い、ショートカットを設定するのがお勧めです。最も使いやすいショートカットは、「Ctrlキー ＋ F2キー」です。慣れるとこの2つのキーを片手で押すことができます。
ここでは「返信などの処理が必要なメール」に「2処理中」というフラグを設定しています。この「2」は、F2キーを使用するという意味と、分類項目の並び順を整える意味があります。分類項目は名前順に並びますので、頭に数字を振ることで使いやすい並び順にできます。
⑥不要なメールは「BackSpaceキー」でアーカイブに送る
「Ctrlキー ＋ ＞キー」をポンポンと押し、全てのメールを読み終わると、メッセージウィンドウは自動で閉じます。ここで初めて、「閲覧ウィンドウ」の出番です。メールは読む際も、書く際も、ダブルチェックが基本です。つまり、「優先順位が低く返信不要」と判断したメールが、本当に優先順位が低いのか、再チェックを行います。この時に「閲覧ウィンドウ」が効果を発揮ます。もう一度メールの中身を軽く読み、捨てて良いと判断したら「BackSpaceキー」のショートカットを押し、そのメールをアーカイブに送ります。アーカイブはその名の通り、読み終わったメールを入れるための場所です。ゴミ箱と異なり、時間で自動でメールが消えることがなく、長期保管に適します。受信トレイの中にメールがある時と同じように検索も可能です。
読み終わったメールをアーカイブに送ることで、「受信トレイに残ったメール＝タスクリスト」という状況を作るのが、「インボックス・ゼロ」の考え方です。
このメールの採取チェック作業を閲覧ウィンドウで行う理由は、メッセージウィンドウはメールを移動した際に毎回閉じてしまい、開きなおす作業が発生するためです。閲覧ウィンドウは狭いという欠点がありますが、メールを全て読むのではなく、「本当に捨ててよかったっけ？」程度の軽いチェックで、メールを全文読むことも少ないため問題となりません。
ちなみに、複数のメールを選択し一度にアーカイブに送る場合、Shiftキーを押しながらメールを選択すると効率的です。
最後に
いかがだったでしょうか？この内容は私が行わせていただくセミナーの中でも比較的人気があり、ご要望を受けることが多いものになっています。いずれは高速でメールを書くテクニックもご紹介させていただきます。
メールを書く際も、読む際も、重要なのは短く、わかりやすいメールを書く事です。極力10行以内で書くようにしますと、受信した相手がメールをスクロールさせる必要がなくなります。
メールを10倍速で読むテクニック
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